Ordnung ist das halbe Leben.
Klingt abgedroschen – aber wenn man sich selbstständig macht, steckt in diesem Satz mehr Wahrheit, als man anfangs glauben mag. Gerade am Anfang wird man von einem Dschungel an Empfehlungen, Tools und Softwarelösungen überflutet. Was braucht man wirklich? Was ist nice to have? Und worin verliert man sich vielleicht einfach nur?
Mein Rat: Weniger ist mehr. Lieber ein paar durchdachte Tools nutzen, die wirklich zu euch und eurem Workflow passen, als zehn verschiedene Plattformen, die euch nur verwirren. Hier kommt meine persönliche Liste an Tools, die mir in der Selbstständigkeit wirklich weiterhelfen – getestet, bewährt und größtenteils kostenlos.
1. Kalender – Termine im Griff behalten
Ein digitaler Kalender ist Pflicht. Nicht nur, um Kundentermine zu koordinieren, sondern auch, um euren Tag realistisch zu planen. Besonders praktisch: Wenn ihr den Kalender über mehrere Geräte synchronisiert – z. B. Google Kalender – habt ihr eure Planung überall im Blick.
Wenn ihr im Team arbeitet, könnt ihr Kalender gegenseitig freigeben und spart euch nervige Rückfragen à la „Wann hast du Zeit?“.
2. CRM – Kundenbeziehungen verwalten
Gerade zu Beginn unterschätzt man leicht, wie viele Kontakte sich über die Zeit ansammeln: Kunden, Kooperationspartner, Dienstleister, Pressekontakte … Ein CRM (Customer Relationship Management) hilft euch, den Überblick zu behalten.
Einsteigerfreundlich und kostenlos ist z. B. HubSpot CRM – hier könnt ihr Kontakte speichern, Notizen hinterlegen und E-Mail-Kommunikation dokumentieren. Wenn ihr wie ich viel mit Google arbeitet, reicht oft auch das integrierte Google Kontakte, das sich einfach pflegen lässt.
3. Grafikbearbeitung – auch für Nicht-Designer
Ob Social-Media-Posts, Webbanner oder Flyer – irgendwann braucht ihr Bildmaterial. Die Profi-Lösung ist Adobe Creative Cloud, aber die kostet ca. 70 € im Monat. Gute Alternativen:
- Affinity Suite: Einmalzahlung statt Abo
- Photopea: Kostenloser Online-Editor, ähnlich wie Photoshop
- Canva: Intuitiv, mit vielen Vorlagen (Achtung: Lizenzen beachten! Für Produktdesigns benötigt ihr die Pro-Version)
Tipp: Auf YouTube oder Udemy findet ihr unzählige Tutorials – egal ob Anfänger oder Fortgeschrittene.
4. Stockmaterial – Bilder, Videos & mehr
Nicht alles müsst ihr selbst fotografieren. Es gibt viele Plattformen mit kostenlosem oder günstigen Stockmaterial:
Mein Favorit: Envato Elements – eine Jahresmitgliedschaft bringt euch Zugang zu Bildern, Musik, Videos, Vorlagen und mehr. Achtet bei allen Portalen unbedingt auf die jeweiligen Nutzungsrechte, vor allem wenn ihr Produkte verkaufen wollt.
5. Projektmanagement – Klarheit im Chaos
Klebezettel und Notizbücher sind toll, aber sobald es mehr als drei Projekte werden, braucht ihr digitale Unterstützung. Besonders, wenn ihr im Team arbeitet.
Hier meine Favoriten:
- Trello – visuelles Kanban-Board
- MeisterTask
- Notion – mein persönlicher Allrounder (Planung, Ideen, Content, alles an einem Ort)
Pro-Tipp: Schreibt nicht nur To-dos für heute auf, sondern auch alles, was euch zwischendurch einfällt. Gebt ihnen ein Datum oder einen Status, damit ihr sie später stressfrei angehen könnt.
6. Social-Media-Planung – Zeit sparen mit Buffer
Social Media frisst Zeit – vor allem, wenn ihr auf mehreren Plattformen aktiv seid. Buffer hilft euch, Posts zu planen und gleichzeitig auf Instagram, Facebook, LinkedIn und X zu veröffentlichen.
In der kostenlosen Version könnt ihr bis zu drei Profile verbinden und zehn Posts pro Profil vorausplanen. Super für Einsteiger oder kleine Teams!
7. Fazit – Lasst euch nicht verrückt machen
Es gibt keine perfekte Tool-Liste, die für jeden passt. Wichtig ist, dass ihr mit eurer Auswahl klarkommt. Die meisten kostenpflichtigen Tools bieten eine kostenlose Testversion oder ein Freemium-Modell – nutzt das, bevor ihr investiert.
Stellt euch am Anfang folgende Fragen:
- Was brauche ich wirklich?
- Kann ich es kostenlos testen?
- Wird mein Workflow dadurch einfacher oder komplizierter?
Und der wichtigste Tipp: Verzettelt euch nicht. Ihr braucht keine High-End-Tools für eure ersten fünf Kunden oder drei Projekte. Startet schlank – ihr könnt euer Setup immer noch ausbauen.
Wenn euch dieser Beitrag geholfen hat oder ihr Tools habt, ohne die ihr selbst nicht mehr arbeiten wollt – schreibt es gern in die Kommentare oder schickt mir eine Nachricht!
